Informacja o sprzedanym egzemplarzu nie zawsze oznacza, że autor od razu otrzyma za niego honorarium. Książka może zostać zamówiona przez księgarnię, ujęta na fakturze wystawionej dystrybutorowi, a nawet opłacona, lecz nadal podlegać zwrotowi. Dopiero po przejściu całego procesu sprzedażowego można ustalić, które egzemplarze stanowią podstawę rozliczenia z autorem.
Sposób obliczania honorarium, częstotliwość przygotowywania zestawień oraz dokument potrzebny do wypłaty powinny wynikać z umowy zawartej z wydawnictwem. Inaczej wygląda również rozliczenie autora będącego osobą fizyczną, inaczej przedsiębiorcy, a jeszcze inaczej sprzedaż egzemplarzy prowadzona samodzielnie.
Sprzedaż książki a należne honorarium
Honorarium autorskie jest wynagrodzeniem należnym autorowi za korzystanie z jego utworu na zasadach określonych w umowie. Nie musi być wyliczane bezpośrednio od ceny widocznej na okładce. Podstawą może być cena katalogowa, cena zbytu netto albo faktyczna wartość sprzedaży osiągnięta przez wydawnictwo.
Jeżeli umowa przewiduje obliczanie honorarium od ceny zbytu netto, najpierw ustala się tę cenę zgodnie z zapisanym w umowie sposobem, a następnie mnoży ją przez liczbę egzemplarzy objętych rozliczeniem i ustalony procent honorarium.
W uproszczeniu obliczenie może wyglądać następująco:
liczba rozliczanych egzemplarzy × cena zbytu netto × procent honorarium = honorarium autorskie brutto
Najważniejsze jest zatem sprawdzenie nie tylko wysokości procentu, lecz także tego, od jakiej kwoty jest on liczony. Ten sam procent zastosowany do ceny katalogowej i do ceny zbytu da zupełnie inny wynik.
Dlaczego liczba sprzedanych książek może różnić się od liczby rozliczonych egzemplarzy?
Dystrybutorzy i księgarnie najczęściej przekazują wydawnictwu okresowe zestawienia sprzedaży. Na ich podstawie wydawca wystawia fakturę obejmującą wiele książek różnych autorów. Samo ujęcie egzemplarza na takiej fakturze nie zawsze wystarcza jednak do wypłaty honorarium.
W rozliczeniu trzeba uwzględnić między innymi:
- czy dystrybutor zapłacił wydawnictwu za sprzedane egzemplarze,
- czy upłynął okres, w którym książki mogą zostać zwrócone,
- czy nie wystawiono faktury korygującej,
- czy dane egzemplarze nie zostały już uwzględnione we wcześniejszym rozliczeniu.
Właśnie dlatego bieżące zestawienie sprzedaży może pokazywać więcej egzemplarzy niż późniejsze rozliczenie honorarium. Pierwszy dokument informuje o odnotowanej sprzedaży, natomiast drugi powinien uwzględniać zapłatę, zwroty i korekty.
Jeżeli zwrot zostanie wykazany dopiero po wcześniejszej wypłacie wynagrodzenia, odpowiadająca mu kwota może zostać odliczona przy następnym rozliczeniu. Zasady takich korekt powinny być jasno opisane w umowie.
Jak często wydawnictwo rozlicza sprzedaż?
Częstotliwość przygotowywania rozliczeń zależy od przyjętego systemu oraz zapisów umowy. Zestawienie liczby sprzedanych książek może być dostępne częściej niż ostateczne wyliczenie wynagrodzenia, ponieważ honorarium wymaga dodatkowego sprawdzenia płatności, zwrotów, wcześniejszych wypłat oraz sposobu rozliczania przewidzianego dla konkretnego autora.
Wewnętrzny system rozliczeń wydawnictwa może gromadzić dla każdego tytułu liczbę egzemplarzy, wartość sprzedaży netto i brutto, faktury obejmujące dany tytuł oraz daty otrzymania zapłaty. Dopiero na tej podstawie, po uwzględnieniu zapisów umowy, wyliczana jest kwota należna autorowi.
W umowie warto więc sprawdzić, jak często autor otrzymuje raport, w jakich terminach może poprosić o dodatkowe zestawienie oraz kiedy przygotowywane jest rozliczenie pozwalające na wypłatę pieniędzy.
Rachunek czy faktura – jaki dokument wystawia autor?
Dokument wymagany do wypłaty zależy przede wszystkim od tego, czy autor prowadzi działalność gospodarczą.
Jeżeli autor rozlicza się jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności, podstawą wypłaty jest rachunek związany z zawartą umową. Dokument może zostać przygotowany przez wydawnictwo, ale autor powinien go sprawdzić, podpisać i przekazać zgodnie z przyjętą procedurą.
Wydawnictwo pomniejsza wówczas kwotę brutto o należną zaliczkę na podatek dochodowy i wypłaca autorowi kwotę netto. Po zakończeniu roku autor otrzymuje PIT-11 obejmujący wynagrodzenia faktycznie wypłacone w danym roku oraz pobrane zaliczki.
Jeżeli autor prowadzi działalność gospodarczą, może wystawić wydawnictwu fakturę albo rachunek, zależnie od formy prowadzonej działalności i statusu podatkowego. Dokument musi być prawidłowy pod względem formalnym i odpowiadać kwocie wynikającej z otrzymanego rozliczenia. Wydawnictwo może wstrzymać wypłatę do czasu otrzymania poprawnie wystawionego dokumentu.
Faktura od dystrybutora nie jest fakturą autora
W procesie sprzedaży pojawia się kilka różnych dokumentów, które łatwo ze sobą pomylić. Wydawnictwo wystawia fakturę hurtowni lub innemu odbiorcy za sprzedane książki. Jest to dokument potwierdzający sprzedaż pomiędzy wydawnictwem a dystrybutorem i nie stanowi bezpośredniej podstawy wypłaty autorowi.
Autor prowadzący działalność wystawia natomiast wydawnictwu dokument dotyczący należnego honorarium. Kwota na tej fakturze powinna odpowiadać rozliczeniu przygotowanemu przez wydawcę, a nie całej wartości książek sprzedanych przez księgarnie.
Jeszcze inna sytuacja występuje wtedy, gdy autor sam sprzedaje własne egzemplarze. W takim przypadku dokumentuje sprzedaż dokonaną bezpośrednio na rzecz czytelników, a uzyskane pieniądze nie są honorarium wypłacanym przez wydawnictwo, lecz przychodem z własnej sprzedaży.
Jak VAT wpływa na sprzedaż książki?
VAT pojawia się w kilku różnych miejscach procesu wydawniczego, dlatego trzeba odróżnić podatek związany ze sprzedażą egzemplarzy od sposobu rozliczenia honorarium.
Sprzedaż książki oznaczonej numerem ISBN jest rozliczana ze stawką 5% VAT. Podatek ten jest częścią ceny zapłaconej przez kupującego, natomiast podmiot prowadzący sprzedaż wykazuje go w swoich rozliczeniach.
Jeżeli sprzedaż prowadzi wydawnictwo, autor nie rozlicza VAT od poszczególnych egzemplarzy sprzedanych przez księgarnie. Otrzymuje honorarium zgodnie z umową, a sposób jego udokumentowania zależy od tego, czy prowadzi działalność i czy jest zarejestrowanym podatnikiem VAT.
Autor nieprowadzący działalności gospodarczej lub niebędący podatnikiem VAT nie dolicza tego podatku do honorarium. Jeżeli natomiast rozlicza wynagrodzenie w ramach działalności i jest podatnikiem VAT, wystawia fakturę zgodnie z zasadami właściwymi dla swojego rozliczenia.
Nie należy zatem utożsamiać 5% VAT naliczanego przy sprzedaży egzemplarza z podatkiem pojawiającym się na fakturze wystawionej przez autora za honorarium. Są to dwa odrębne rozliczenia.
Co zmienia samodzielna sprzedaż książki?
Jeżeli książki sprzedaje wydawnictwo, zajmuje się ono obsługą zamówień, wystawianiem dokumentów sprzedażowych, rozliczaniem podatków, magazynowaniem, wysyłką oraz późniejszym wyliczeniem honorarium. Autor otrzymuje wynagrodzenie wynikające z umowy, ale nie rozlicza każdej transakcji zawartej z czytelnikiem.
Gdy autor sprzedaje część nakładu samodzielnie, na przykład podczas spotkań autorskich, powinien prowadzić ewidencję obejmującą co najmniej datę otrzymania zapłaty, liczbę sprzedanych egzemplarzy, uzyskaną kwotę oraz sposób płatności.
Sposób dalszego rozliczenia zależy od częstotliwości i skali sprzedaży oraz od tego, czy odbywa się ona jako działalność wykonywana osobiście, działalność nierejestrowana czy działalność gospodarcza. Przy działalności gospodarczej sprzedaż dokumentuje się między innymi fakturami lub paragonami, a przedsiębiorca rozlicza również podatek dochodowy oraz, jeżeli jest podatnikiem VAT, podatek należny od sprzedaży.
Przed rozpoczęciem własnej sprzedaży warto więc ustalić, kto jest właścicielem egzemplarzy, w jaki sposób książki zostaną przekazane autorowi i jakie dokumenty magazynowe będą temu towarzyszyć. Sam dokument WZ lub PZ potwierdza przemieszczenie egzemplarzy, ale nie jest dowodem ich sprzedaży.
Co sprawdzić w umowie przed rozpoczęciem sprzedaży?
Przejrzyste rozliczenie zaczyna się od precyzyjnych zapisów umownych. Przed podpisaniem dokumentu zwróć uwagę przede wszystkim na:
- podstawę obliczania honorarium,
- ustalony procent albo kwotę przypadającą na egzemplarz,
- zasady uwzględniania zapłaconych książek, zwrotów i korekt,
- częstotliwość raportowania sprzedaży i rozliczania honorarium,
- dokument potrzebny do wypłaty,
- zasady samodzielnej sprzedaży egzemplarzy przez autora.
Warto również od początku rozróżniać cenę okładkową, cenę zbytu, wartość netto oraz kwotę honorarium. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której autor zakłada, że określony procent będzie liczony od pełnej ceny widocznej w księgarni, choć umowa wskazuje inną podstawę.
Podsumowanie
Rozliczenie sprzedaży książki nie polega na prostym pomnożeniu liczby egzemplarzy widocznych w raporcie przez cenę okładkową. Trzeba uwzględnić zasady zapisane w umowie, podstawę naliczania honorarium, płatności otrzymane od odbiorców, możliwość zwrotów oraz sposób rozliczania autora.
Gdy sprzedaż prowadzi wydawnictwo, autor otrzymuje honorarium i przekazuje dokument potrzebny do jego wypłaty. Gdy sprzedaje książki samodzielnie, uzyskane kwoty stają się przychodem z własnej sprzedaży, który musi odpowiednio ewidencjonować i rozliczać.
Przed rozpoczęciem własnej dystrybucji warto skonsultować sposób dokumentowania sprzedaży z księgowością, ponieważ obowiązki autora zależą od jego statusu podatkowego, skali działań oraz przyjętej formy rozliczenia.
